Den här guiden går igenom vad som skiljer leverantörer åt på riktigt, vilka frågor ni bör ställa innan ni skriver på, och vilka varningsflaggor som är värda att ta på allvar. Den fungerar oavsett vilken leverantör ni landar i, även om det inte blir oss.
Kriterierna som faktiskt skiljer leverantörer åt
Kaffe på jobbet är enkelt så länge allt fungerar. En kaffemaskin på ett kontor går sönder förr eller senare. Bönor tar slut, en ventil sätter igen, en pump ger upp. Skillnaden mellan en bra och en dålig leverantör visar sig först då, inte i broschyren.
Vem servar, och hur snabbt. Fråga vem som kommer när något går fel, hur snabbt ni får svar och vilken inställelsetid leverantören kan erbjuda. Be om svaret skriftligt. Hos oss sköter egna tekniker servicen, men samma frågor är värda att ställa oavsett leverantör.
Egna tekniker eller underleverantörer. Vissa leverantörer sköter servicen själva. Andra lägger ut den på tredje part eller styr allt via ett callcenter. Det påverkar kontaktvägarna och vem som känner just er maskin. Vi arbetar utan underleverantörer och utan callcenter.
Vad avtalet faktiskt täcker. Läs vad som ingår. Ingår all teknisk service, eller kommer den som en räkning varje gång? Hur kommer förbrukningsvarorna, och vad kostar frakten? Vi levererar allt med egna klimatsmarta samleveranser, fraktfritt och inburet direkt till ert kaffeförråd. Brådskande beställningar levereras inom 24 timmar. Ett avtal där utrustning, installation och fullservice ligger i en månadskostnad gör utgiften förutsägbar. Förbrukningen beställer ni separat, och det är en fördel när ni jämför: ni ser vad servicen kostar och vad kaffet kostar, var för sig. Läs också jämförelsen mellan hyra och köp av kaffemaskin.
Transparens i pris. En seriös leverantör kan förklara vad ni betalar för och varför. Fråga rakt ut vad totalen blir per månad och be om ett underlag som går att jämföra.
Provperiod innan bindning. En provperiod kan minska risken i valet. Fråga vilka villkor som gäller för att testa lösningen innan ni skriver avtal. Hos oss installerar vi maskinen i 14 dagar, klar att brygga och med kaffet på oss. Är ni inte nöjda hämtar vi den utan kostnad.
Lokal närvaro och referenser. Be om referenser från kunder som liknar er. Fråga också hur leverantören arbetar när något är brådskande och vem som ansvarar för kontakten.
När maskinen krånglar märks det om serviceupplägget fungerar.
Frågor att ställa innan ni skriver på
Ta med de här frågorna till mötet. Svaren avslöjar snabbt vem ni har framför er.
- Vem kommer när maskinen går sönder, och hur snabbt är ni på plats?
- Är det era egna tekniker eller en underleverantör som servar?
- Vad ingår i avtalet, och vad tillkommer utöver månadskostnaden?
- Ingår all teknisk service, eller faktureras varje besök separat?
- Vad blir den faktiska totalkostnaden per månad, allt inräknat?
- Får vi prova maskinen innan vi binder oss, och vad kostar det om vi ångrar oss?
- Hur lång är avtalstiden, och vad händer när den löper ut?
- Kan ni visa referenser från kunder som liknar oss?
Varningsflaggor att känna igen
Vissa signaler är värda att stanna upp vid. En klumpsumma utan specificerat innehåll är svår att jämföra. Ett avtal där service inte tydligt ingår kan bli dyrt den dag maskinen strular. Fråga i stället vilka möjligheter till provperiod eller demonstration som finns.
Var också vaksam på långa avtal utan tydlig serviceutfästelse. Be om tydliga kontaktvägar och besked om vad som händer när något är akut.
Så använder ni jämförelsen
Den här guiden är skriven för att vara användbar även om ni väljer någon annan än oss. Kriterierna och frågorna gäller vilken kaffeleverantör som helst. Ställ dem, jämför svaren och välj den som ger er tryggast vardag. Det viktiga är att ni kan jämföra svaren på samma villkor. Hur vi själva svarar på dem kan ni läsa på sidan om kaffemaskin för företag.